从有限条件下起步 向规范化管理迈进
——我院科技档案管理工作回眸
经过多年的持续工作和改进，2014年，我院档案收集和档案整理等工作迈上新的台阶，与以往相比，各项工作开展更加规范化、系统化，基本达到了质量管理体系的要求，也很好地适应了我院各项工作需要。
自我院成立以来，历届领导班子都高度重视档案管理工作。但是，由于长期租用华辰大厦办公场地，人均办公面积极其有限，多年来一直无条件设立独立档案室。2011年，我院在省局的协调帮助下，购买了旺盛大厦4楼作为新的办公场所，为解决地勘资料成果保管存在的诸多问题，我院在装修阶段专门规划设计一间约60㎡的房间作为档案室，并采购了专用档案柜和密码柜，配备专业档案盒、温湿度计及防霉驱虫药。长期以来，硬件设施不足给技术资料保存管理工作带来的困难，得到了初步的解决。
硬件设施到位，软件立马跟上。为了进一步推动地勘资料管理工作的制度化、规范化，我院不断完善相关管理制度，先后修订完善了《档案管理办法》、《涉密测绘成果使用管理办法》等制度，并指派专人管理档案室日常工作，各项档案管理制度上墙，同时建立严格的借阅审批制度，以保障档案资料的完整性和安全性。
地勘档案涉及的文件、资料、数据种类繁多，档案管理工作需要相当的耐心和细心。原始资料是否齐全，归类是否清晰，编号是否正确，装订是否符合要求等，都是保证档案资料真实、完整、准确的重要条件。为了在日常工作中更便捷地查找、使用各类科技档案资料，对资料进行科学分类和规范整理显得尤为重要。我院根据实际工作情况，制定了“技术档案资料分类及编号方案”，技术档案重新分为9大类和29个小类，并对每份（张）图表加盖档案印章和编号，同时将纸质资料成果中关于有涉密坐标地形图的资料根据院《涉密测绘成果使用管理办法》的文件要求，进行纸介质上加盖涉密印章。装盒上架存档时，按照统一标准打印封面名称、编号排序，并录入电子目录。分类后，档案归档和查阅都更加方便快捷，极大地提高了工作效率。
目前，我院档案管理工作在硬件设施、制度建设上都取得了明显成效，我院将在此基础上继续细化、完善档案管理工作，为地勘主业技术工作提供强有力的基础保障。
（党工人事部 办公室）
